La signature électronique est devenue un outil digital essentiel pour les transactions commerciales modernes. Elle offre une méthode pratique et sécurisée pour signer des documents en ligne, ce qui permet d’accélérer les processus de transaction et de réduire les coûts. Cependant, avec tant de fournisseurs de signature électronique disponibles sur le marché, il peut être difficile de choisir celui qui conviendrait le mieux à votre entreprise. Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils afin de choisir le meilleur fournisseur pour vous !
Étape 1 : Comprendre les besoins de votre entreprise
Vous êtes une entreprise qui souhaite se lancer dans le digital afin de moderniser ses processus administratifs, pour cela vous souhaitez avoir recours à de la signature électronique pour faire signer vos documents plus rapidement.
Tout d’ abord, le premier élément clé afin de choisir le meilleur fournisseur, est de comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise. Pour ce faire, vous devez en premier lieu, identifier les différents types de documents que vous devez faire signer électroniquement. Par exemple, si votre entreprise traite des contrats de vente, des accords de confidentialité ou des accords de non-divulgation, vous devez déterminer les exigences spécifiques de ces documents en termes de sécurité, de confidentialité et de conformité.
Un autre facteur important à prendre en compte est le nombre d’utilisateurs qui auront besoin d’accéder à la solution de signature électronique. Si vous avez besoin de signer des documents électroniquement à grande échelle, vous devrez choisir un fournisseur qui offre des tarifs adaptés à vos besoins et des possibilités d’intégrations du service de signature dans vos outils métiers. Les fournisseurs de signature électronique proposent généralement des offres pour les petites entreprises avec un nombre limité d’utilisateurs, ainsi que des offres pour les grandes entreprises avec des centaines d’utilisateurs.
En fin de compte, comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise vous permettra de choisir le fournisseur le plus adapté à votre besoin et qui offre des fonctionnalités adaptées à vos exigences spécifiques.
Étape 2 : Évaluer la sécurité et la conformité
La sécurité des documents est primordiale pour une entreprise. Lorsque vous évaluez la sécurité et la conformité du fournisseur de signature électronique, vous devez vous assurer que celui-ci offre des mesures de sécurités fiables afin de protéger les informations sensibles contenues dans les documents signés électroniquement.
En France et en Europe, les prestataires de signature électronique doivent être conformes au règlement eIDAS, qui définit 3 niveaux de signatures différents : la signature simple, avancée et qualifiée. Il est donc primordial pour ces fournisseurs, d’être conforme à ce règlement afin de garantir une sécurité absolue des documents à ses utilisateurs.
Proposer des méthodes d’authentification multi-facteurs est un autre aspect à prendre en compte pour assurer que seules les personnes autorisées peuvent consulter et signer les documents électroniquement. Ces méthodes peuvent inclure l’envoi d’un code de vérification à un numéro de téléphone ou à une adresse e-mail préalablement enregistrés.
L’évaluation de la sécurité et de la conformité du fournisseur de signature électronique est essentielle pour garantir que vos documents électroniques sont sécurisés et conformes aux exigences règlementaires. En choisissant un prestataire qui offre une sécurité renforcée, vous pouvez avoir l’assurance que vos transactions électroniques sont protégées contre les attaques ainsi que les risques de falsification de signature électronique.
Étape 3 : Comparer les fonctionnalités et les coûts
Lorsque vous évaluez les fonctionnalités offertes par les différents fournisseurs de signature électronique, il est nécessaire de garder à l’esprit que les besoins de votre entreprise peuvent évoluer au fil du temps. Il est donc essentiel de choisir un fournisseur qui peut évoluer aux côtés de votre entreprise et offre des fonctionnalités supplémentaires à mesure que vos besoins changent.
De plus, vous devrez prendre en compte le coût total, qui peut inclure des coûts tels que les frais d’installation, de formation, de maintenance et de support technique. Il est recommandé de choisir un fournisseur qui offre une tarification transparente et facilement compréhensible.
Que faut-il retenir ?
En conclusion, le choix du meilleur fournisseur de signature électronique pour votre entreprise dépendra de plusieurs facteurs, notamment vos besoins spécifiques, la sécurité et la conformité ainsi que les fonctionnalités et les coûts. En gardant ces éléments clés à l’esprit, vous pourrez trouver un fournisseur qui répond aux besoins de votre entreprise et qui offre une solution de signature électronique efficace et sécurisée.