En plein développement, la signature électronique reste un outil encore méconnu !
Certains préjugés ou idées reçues restent encore ancrés dans la perception du public professionnel et ralentissent la démocratisation de ce nouvel outil.
1. La signature numérique est moins sécurisée : FAUX
C’est exactement le contraire !
La signature électronique est plus sécurisée qu’une simple signature manuscrite. En effet, la signature numérique permet d’authentifier le signataire et de garantir l’intégrité du document signé au pixel près et à long terme. Grâce au service LiveConsent, il est possible d’authentifier le signataire grâce à un code de sécurité personnel envoyé pour chaque demande de signature afin de valider l’identité du signataire et sa volonté explicite d’apposer sa signature sur le document.
De plus, toutes les signatures réalisées via LiveConsent bénéficient d’un système d’horodatage sécurisé qui permet de lier une date et une heure certaines à un document, ce qui garantit la validité de la signature par rapport à une référence de temps de confiance.
Pour aller plus loin, il est à noter que les documents signés sont stockés dans le coffre-fort électronique associé à chaque espace utilisateur. Au quotidien, les documents peuvent être utilisés par les signataires comme des fichiers PDF habituels.
2. La signature électronique n’a pas la même valeur légale que la signature manuscrite : FAUX
C’est une idée reçue et parfois l’excuse des nostalgiques du papier 😊 !
Depuis la loi n°2000-230 entrée en vigueur le 13 mars 2000, la signature électronique dispose d’une valeur légale. Ainsi, elle engage le consentement de la même manière que la signature manuscrite. Dès 2016, la valeur légale des signatures électronique a été confirmée à l’échelle européenne par la règlementation européenne spécifique eIDAS encadrant la signature et les documents électroniques. A savoir que cette réglementation distingue trois niveaux de signature : simple, avancée et qualifiée.
Ces niveaux se distinguent par des niveaux de sécurité différents, mais aussi par les types de document qui peuvent être signés. Ceci est établi dans le règlement eIDAS, article 25.1 : « L’effet juridique et la recevabilité d’une signature électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que cette signature se présente sous une forme électronique ou qu’elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée ».
Chaque niveau de signature dispose ainsi d’une valeur probante au sein de l’Union Européenne.
3. La signature électronique est plus coûteuse : FAUX
Au premier abord, signer de manière manuscrite semble être une solution engendrant moins de frais qu’une signature électronique. Seulement, sans le savoir, signer à la main s’avère être plus couteux et moins avantageux pour plusieurs raisons.
Tout d’abord, cela nécessite de prévoir des coûts liés à l’impression, c’est-à-dire le papier, l’encre, l’imprimante et son entretien. Il faut aussi prévoir des coûts liés à l’envoi, comme les enveloppes ou même les frais postaux. A savoir que les documents papier nécessitent de l’archivage. Il faut donc prévoir de la place dans les bureaux ou chez un archiveur, mais également acheter les fournitures nécessaires.
En outre, il ne faut pas oublier que signer à la main est un processus très long, qui peut avoir un impact direct sur la productivité de l’entreprise et indirectement sur son chiffre d’affaires. La signature électronique permet de digitaliser et d’automatiser ce long processus. Cela réduit le nombre d’heures passées à traiter les tâches administratives.