Comment adopter une solution de signature électronique

C’est officiel ! Vous décidez enfin de vous plonger dans l’expérience de la signature électronique. Mais avant tout, il est nécessaire de s’interroger et d’analyser les étapes pour se lancer dans un tel projet numérique.

 

Pourquoi adopter la signature électronique au sein de votre entreprise ?

Depuis quelques années, la signature électronique est utilisée par de nombreuses entreprises. Mais plus particulièrement avec l’apparition de nouveaux modes de travail, où des changements radicaux s’opèrent au sein des entreprises. En effet, la solution de signature électronique est un outil clé de la dématérialisation et de la digitalisation d’une entreprise.

Les raisons du succès de cette solution, ce sont évidemment les avantages que les entreprises en tirent après son adoption. La signature électronique est une solution simple, rapide, économique et sécurisée. Elle offre à l’entreprise un gain de temps considérable avec une signature numérique en seulement quelques clics.

Elle permet également de faire des économies avec l’abandon des matériaux nécessaires à la signature manuscrite. Et enfin, signer de manière numérique permet de préserver l’environnement en appliquant la dématérialisation, car l’utilisation du papier provoque des dégâts considérables sur la planète.

 

Par où commencer son projet de signature électronique ?

Avant de mettre en place la signature électronique au sein de l’entreprise, il est essentiel de prendre son temps pour garantir le succès de ce projet.

Tous d’abord, il est nécessaire d’anticiper et d’examiner l’ampleur du projet. Il faut définir le responsable, le temps, le budget, mais aussi déterminer les objectifs du projet. Ensuite, il faut analyser le processus de signature, il s’agit ainsi de s’interroger sur les documents signés et leur volume, mais aussi sur les actions effectuées après la signature.

Enfin, il est primordial de prendre en compte le cadre juridique de la signature électronique. Pour cela, il faut connaître les lois applicables à l’entreprise selon son lieu et son secteur d’activité.

De plus, il faut examiner à l’avance les enjeux juridiques afin de mieux prévoir les risques judiciaires.

 

Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place son projet ?

Évidemment, la création du cahier des charges est essentielle avant de se lancer, mais n’est pas la seule étape du projet.

Dans un premier temps, le choix du type de signature électronique est une étape à ne pas négliger, tout comme le choix de la plateforme utilisée. Notre plateforme LiveConsent propose de la signature avancée avec de nombreuses fonctionnalités. Nous offrons à nos clients un niveau avancé en termes de sécurité (avec l’envoi d’un code PIN). Nous appliquons un système d’identification pour le signataire et d’authentification pour garantir l’intégrité des documents.

De plus, nous utilisons l’horodatage électronique afin de permettre à vos documents d’être non falsifiables et non modifiables. Nous mettons également à votre disposition un coffre-fort numérique où sont précieusement conservés l’ensemble de vos documents grâce à notre système d’archivage électronique.

Une fois la mise en place du projet de signature électronique, il est nécessaire pour votre personnel d’être formé et informé sur la plateforme. Enfin, il conviendra d’évaluer les résultats du projet et d’apporter d’éventuelles améliorations en cas de besoin.

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